COMMENT SOUMETTRE UNE OFFRE
Pour participer à un appel d'offres public, les fournisseurs doivent s'inscrire à l'appel d'offres.
Pour obtenir des conseils sur l'inscription à un appel d'offres, cliquez ici.
Après avoir enregistré l'offre avec succès, celle-ci sera visible dans la zone "Mes offres actives" de la section "Mes offres" du compte fournisseur.
Une organisation peut demander des identifiants de deux manières : par le biais de soumissions sur papier ou en ligne. Ces informations se trouvent dans la section "Voir le dossier d'appel d'offres/détails".
Copie papier uniquement
Les soumissions pour une offre sur papier sont généralement imprimées, complétées et livrées physiquement à l'agence désignée ou à l'adresse fournie. Dans certains cas, elles peuvent également être envoyées par courrier électronique à l'adresse fournie. Ces soumissions, autres que l'enregistrement, sont généralement traitées en dehors du système en ligne.
Soumission en ligne
Pour les soumissions en ligne, les offres sont généralement enregistrées et complétées via le compte bids&tenders. Toutes les informations nécessaires à la soumission sont fournies en ligne, soit en remplissant des formulaires en ligne, soit en téléchargeant les documents demandés, en fonction des exigences spécifiques de l'agence.
Pour commencer une soumission en ligne après s'être inscrit à l'opportunité, suivez les étapes suivantes :
- Connectez-vous à votre compte
- Aller à "Mes offres"
- Sélectionnez "Mon offre active" :
- Cliquez sur Démarrer la soumission
Lorsque vous cliquez sur "Commencer la soumission", vous êtes dirigé vers les étapes décrites par l'agence qui constituent votre soumission. Vous trouverez ci-dessous un exemple de la façon dont l'écran peut apparaître, montrant les sept étapes possibles. Il est important de noter que les exigences spécifiques varient pour chaque offre et chaque agence, en fonction des besoins de l'opportunité affichée :
1. Délai restant pour compléter la soumission
Il indique le temps restant pour soumettre votre offre. Dans l'exemple ci-dessous
- 103d - indique 103 jours
- 02:59:40 - indique 2 heures, 59 minutes et 40 secondes
Le fournisseur DOIT soumettre son offre avant l'heure de l'horloge web indiquant
ZÉRO si la demande n'est pas introduite à cette date, elle ne pourra plus l'être par la suite.
2. Instructions aux soumissionnaires
Un lien vers des instructions spécifiques pour les fournisseurs concernant la procédure de soumission n'est pas toujours disponible, car ces instructions peuvent être incluses dans le dossier d'appel d'offres dans la section des documents de la zone des détails de l'appel d'offres.
Si de telles instructions sont fournies, elles figurent généralement dans les détails de l'offre ou dans la documentation associée à l'opportunité.
Il est important que les fournisseurs examinent attentivement tous les documents relatifs aux appels d'offres afin d'obtenir des conseils complets sur la procédure de soumission.
3. Étapes 1-7
Le processus de soumission en ligne, que vous avez initié en sélectionnant "Commencer la soumission". Chaque étape comporte des indicateurs spécifiques pour vous guider - voici ces indicateurs ;
Point d'exclamation rouge ( !)
Indique que certains éléments obligatoires de l'étape n'ont pas été complétés. Ils doivent être traités avant la soumission.
Marque de contrôle verte
Cela signifie que tous les éléments obligatoires de l'étape ont été complétés avec succès ou fournis par l'agence de détachement, répondant ainsi aux exigences de cette étape. Les fournisseurs sont invités à prendre connaissance de toutes les informations.
Cercle vide
Lorsque vous voyez un cercle vide, cela signifie que les éléments énumérés ne sont pas obligatoires. Toutefois, il est recommandé aux vendeurs d'examiner et d'envisager de compléter tous les éléments s'ils sont pertinents pour l'offre.
Au fur et à mesure que vous progressez dans les étapes, il est essentiel de s'assurer que tous les éléments obligatoires sont cochés en vert pour compléter et soumettre votre offre avec succès. En outre, l'examen et la prise en compte des éléments facultatifs, même s'ils ne sont pas obligatoires, peuvent renforcer votre offre le cas échéant.
ÉTAPES DE LA SOUMISSION DES OFFRES
LES ÉTAPES PEUVENT APPARAÎTRE DIFFÉREMMENT EN FONCTION DE L'AGENCE ET DE SA SÉLECTION DE SOUMISSION D'OFFRES.
LES MÊMES PRINCIPES S'APPLIQUENT À CHAQUE ÉTAPE, À L'EXCEPTION DE LA SOUMISSION.
IL N'EST PAS NÉCESSAIRE DE SUIVRE TOUTES LES ÉTAPES DANS L'ORDRE
ÉTAPE 2 - Questions et spécifications
ÉTAPE 3 - Références et sous-traitants
ÉTAPE 4 - Documents et cautionnement
ÉTAPE 5 - Addenda, conditions générales
ÉTAPE 6 - Prévisualisation de l'offre
ÉTAPE 7 - Soumission de l'offre
Étape 1 - Calendrier des prix Domaine
Dans cette étape, l'Agence fournit des tableaux de prix pour que vous puissiez soumettre vos prix, si nécessaire.
Voir l'exemple ci-dessous :
Pour compléter les tableaux de prix pour chaque article, les fournisseurs doivent suivre les étapes suivantes :
Accéder au tableau des prix
Naviguez jusqu'à la "zone des prix" pour l'offre sur laquelle vous travaillez.
Modifier le tableau des prix
Trouvez le tableau de tarification spécifique correspondant à l'élément que vous devez compléter
Cliquez sur le bouton "Modifier" associé à ce tableau
Saisir les informations sur les prix
Le tableau apparaît sous la liste des tableaux, prêt à être modifié.
Saisir les informations demandées pour chaque rubrique
Sauvegarder les modifications
Après avoir saisi les informations tarifaires nécessaires, enregistrez vos modifications dans le tableau.
Répétez l'opération pour les articles supplémentaires :
S'il y a plusieurs articles, répétez le processus pour le tableau des prix de chaque article.
Veillez à saisir avec précision les détails du prix de chaque article conformément aux instructions fournies. Si vous rencontrez des problèmes ou si vous avez des questions, n'hésitez pas à demander de l'aide au service d'assistance.
Le fournisseur peut maintenant passer à la table suivante de la liste ou à une autre étape.
ÉTAPE 2 - ZONE DE QUESTIONS ET DE SPÉCIFICATIONS
Au cours de cette étape, l'Agence peut fournir des questions auxquelles le fournisseur doit répondre ou des tableaux qu'il doit remplir.
Pour compléter ce domaine (le cas échéant), les fournisseurs doivent suivre les étapes suivantes :
Accès à l'étape 2 (Questions et spécifications)
Naviguez jusqu'à la "zone des prix" pour l'offre sur laquelle vous travaillez.
Questions-réponses
Répondre aux questions spécifiques posées par l'agence
Modifier les formulaires de spécification
Trouvez le tableau des formulaires spécifiques correspondant à l'élément que vous devez compléter.
Cliquez sur le bouton "Modifier" associé à ce tableau
Saisir les informations demandées
Le tableau apparaît sous la liste des tableaux, prêt à être modifié.
Saisir les informations demandées pour chaque rubrique
Sauvegarder les modifications
Après avoir saisi les informations nécessaires, enregistrez vos modifications dans le tableau.
Répétez l'opération pour les articles supplémentaires :
S'il y a plusieurs éléments, répétez le processus pour chaque formulaire.
Veillez à saisir avec précision les détails de chaque article conformément aux lignes directrices fournies.
Étape 3 - Références et sous-traitants
Au cours de cette étape, l'Agence peut fournir des formulaires de référence et des formulaires/tableaux de sous-traitance à remplir par le fournisseur.
Pour compléter ce domaine (le cas échéant), les fournisseurs doivent suivre les étapes suivantes :
Accéder à l'étape 3 (Références et sous-traitants)
Naviguez jusqu'à la zone "Références et sous-traitants", pour l'offre sur laquelle vous travaillez.
Modifier les formulaires de référence/sous-traitance
Trouvez le tableau des formulaires spécifiques correspondant à l'élément que vous devez compléter.
Cliquez sur le bouton "Modifier" associé à ce tableau
Saisir les informations demandées
Le tableau apparaît sous la liste des tableaux, prêt à être modifié.
Saisir les informations demandées pour chaque rubrique
Sauvegarder les modifications
Après avoir saisi les informations nécessaires, enregistrez vos modifications dans le tableau.
Répétez l'opération pour les articles supplémentaires :
S'il y a plusieurs éléments, répétez le processus pour chaque formulaire.
Noter le sous-traitant pour inclut une case à cocher de non-participation si le fournisseur effectue le travail en utilisant son "propre".
Forces", voir la capture d'écran ci-dessous.
Veillez à saisir avec précision les détails de chaque article conformément aux lignes directrices fournies.
SOUS-TRAITANCE
Étape 4 - Documents et cautionnement
Au cours de cette étape, l'Agence peut prévoir une zone permettant au fournisseur de télécharger des documents et/ou des informations sur le cautionnement.
Pour compléter ce domaine (le cas échéant), les fournisseurs doivent suivre les étapes suivantes :
Accès à l'étape 4 (documents et cautionnement)
Naviguez jusqu'à la zone "Documents et cautionnement", pour l'offre sur laquelle vous travaillez.
Télécharger la documentation demandée
Le fournisseur peut cliquer sur le bouton "upload" pour télécharger un seul document par zone de téléchargement.
Note - UN SEUL document est autorisé par zone de téléchargement et sa taille maximale est de 500 mégaoctets.
Télécharger la documentation sur le cautionnement Modifier les formulaires de spécification
Le fournisseur peut cliquer sur le bouton "upload" pour télécharger un seul document par zone de téléchargement.
Note - si une caution numérique a été demandée, assurez-vous que le document n'a pas été modifié et qu'il reste "vérifiable".
Sauvegarder les modifications
Après avoir téléchargé les informations nécessaires, enregistrez vos modifications.
Répétez l'opération pour les articles supplémentaires :
S'il y a plusieurs éléments, répétez le processus pour chaque formulaire.
Veillez à saisir avec précision les détails de chaque article conformément aux lignes directrices fournies.
Étape 5 - Addenda, conditions générales
Dans cette section, les fournisseurs doivent fournir des informations et accepter certaines conditions spécifiées par l'agence :
Réviser les conditions générales/déclarations
Cochez la case pour confirmer que vous acceptez les conditions générales fixées par l'agence pour l'offre. Fournir le nom légal détaillé de l'entreprise et les informations de contact.
Conflit d'intérêts
Le fournisseur est tenu de déclarer tout conflit d'intérêts potentiel ou réel. Le cas échéant, il suffit de répondre par oui/non. Dans l'affirmative, veuillez fournir des détails sur le conflit
Accusé de réception de l'addenda
En cochant la case à côté de chaque addendum publié (l'offre peut ne pas comporter d'addendum), le fournisseur reconnaît avoir pris connaissance de tous les addendas publiés dans le cadre de ce marché.
Étape 6 - Prévisualisation de l'offre
Dans cette section, les fournisseurs ont la possibilité de prévisualiser leur soumission et de vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs ou d'éléments obligatoires incomplets. (Voir la capture d'écran)
Si tous les éléments obligatoires ont été complétés et que la soumission est valide, le système affichera un message indiquant que la validation a été effectuée avec succès et offrira la possibilité de prévisualiser l'offre au format PDF.
Étape 7 - Soumission de l'offre
Dans cette section, le bouton "Soumettre mon offre maintenant" est affiché dans une couleur bleue bien visible. Les fournisseurs disposent d'un bouton "Prévisualiser mon offre en PDF" qui leur permet de revoir rapidement les détails qu'ils s'apprêtent à soumettre.
Si le fournisseur est sûr des informations fournies, il peut cliquer sur le bouton "Soumettre mon offre maintenant". Le système vous demandera si vous êtes sûr de vouloir soumettre l'offre (double authentification).
Sélectionnez Oui
Si la date et l'heure actuelles sont antérieures à la date et à l'heure de clôture, l'offre est acceptée et le fournisseur reçoit une confirmation de son offre.
Si la date et l'heure actuelles ont dépassé la date et l'heure de clôture, le système empêche le fournisseur de soumettre l'offre et affiche un message indiquant que l'offre est clôturée.
Nous conseillons au fournisseur de télécharger une copie de sa soumission à partir de cette zone, qui contient tous les éléments complétés, y compris l'horodatage de la soumission et l'adresse IP, se rapportant à sa soumission électronique.
FÉLICITATIONS, VOUS AVEZ MAINTENANT TERMINÉ VOTRE SOUMISSION